Отказное письмо является официальным документом, который выдается аккредитованными центрами сертификации по запросу заявителей в случае, когда продукция не требует обязательной сертификации или декларирования согласно требованиям системы ТР ТС и ГОСТ Р.
В данном письме обязательно указывается ссылка на соответствующие законодательные акты, подтверждающие, что продукция не включена в перечень товаров и услуг, подлежащих обязательной сертификации и декларированию. Отказное письмо также подтверждает, что продукция не входит в "Единый перечень...", утвержденный Постановлением Правительства РФ № 982 от 01.12.2009 года, и поэтому не требует обязательного подтверждения соответствия требованиям ТР ТС. Отказные письма выдаются только для конкретного юридического лица, и в них могут быть указаны списки продукции любого объема.
Таможенные органы РФ имеют право запросить у компаний-импортеров документацию, подтверждающую соответствие продукции нормам законодательства. Если у сотрудников таможни возникают сомнения относительно продукции, которая не подлежит сертификации, им необходимо предоставить отрицательное решение о сертификации. Этот документ оформляется на основании заявления субъекта хозяйствования (импортера), приложенные документы необходимы для объективной оценки соответствия.
Официальный ответ может быть оформлен организацией, имеющей аккредитацию в соответствующей группе товаров. Документ оформляется на установленном бланке, заверяется печатью органа сертификации и подписью эксперта. В ответе должны быть указаны следующие данные:
Наименование продукции.
Ссылка на нормативные акты и регламенты, в соответствии с которыми произведена продукция (ГОСТ, ТУ, СТО).
Код ТН ВЭД.
Сведения о производителе и импортере.
Мотивы отказа.
Данное решение служит основанием для отсутствия необходимости представления документов о продукции в контрольно-надзорные органы и в ответ на запросы партнеров, которые требуют сертификаты соответствия. Срок действия отрицательного решения формально не установлен законодательством. Однако, данный документ будет действительным до внесения новых изменений в перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию.
Отказное письмо и отрицательное решение по заявке на сертификацию играют важную роль в обеспечении прозрачности и эффективности процесса сертификации.